Der schnelle Weg zum elektronischen Archiv
Das gesamte Know-How eines Unternehmens steckt in Dokumenten – die in digitaler Form auf Servern und als Belege auf Papier in Aktenordnern vorliegen. Für die Bewältigung der täglichen Arbeit müssen sie ständig erreichbar sein. Informationen dürfen auf keinen Fall verloren gehen. Um den hohen Anforderungen – nicht zuletzt auch des Gesetzgebers – an Verfügbarkeit, Langfristigkeit und Sicherheit gerecht zu werden, greifen viele Unternehmen zunehmend zu externen elektronischen Archivierungslösungen.
Beim ASP-Verfahren (Application Service Providing) sind alle Daten und Dokumente auf Systemen im Rechenzentrum (RZ) eines Dienstleisters gespeichert – die Mitarbeiter des Unternehmens können aber jederzeit über Netzwerk oder geschützten Internet-Zugang zugreifen. Der Dienstleister gewährleistet
- permanente Verfügbarkeit aller Daten
- Schutz vor Datenverlust
- Lesbarkeit aller Dokumente bis zum Ablauf der Archivierungsfrist
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
- Sicherung sämtlicher Daten vor unbefugtem Zugriff
Der Zugriff auf das zentral betriebene Archiv erfolgt dabei zeit- und ortsunabhängig von beliebig vielen PCs beim RZ-Kunden, vom einzelnen Arbeitsplatz über einzelne Abteilungen bis hin zum kompletten Unternehmen.
Ein professioneller RZ-Dienstleister archiviert zuverlässig Dokumente aller Art
Ein Miet-Archiv mit höchstmöglichen Sicherheits-Standards
Vorteile sind die Verfügbarkeit „rund um die Uhr“, die Ausfallsicherheit und die beliebige Skalierbarkeit der Systeme. Der Kunde hat jederzeit die Möglichkeit, je nach Bedarf die Anzahl der Anwender kurzfristig zu erhöhen oder zu reduzieren. Zudem wird sein IT-Personal vom aufwendigen Systemmanagement entlastet. Das RZ verantwortet alle administrativen Aufgaben rund um das zentrale Archiv für den Endanwender.
