Digitale Akten

Noch immer wird bei vielen Unternehmen erheblicher Aufwand betrieben, den Mitarbeitern benötigte Informationen zeitnah zur Verfügung zu stellen. Hauptursache: Dokumente liegen fast ausschließlich papier- oder microfichebasiert vor und lagern sehr oft in räumlich verteilten Archiven. Außerdem werden Geschäftsvorfälle fast überall sequenziell und papiergestützt abgewickelt. Überdies sind die Ablage-Systeme häufig sehr komplex und nicht nach einheitlichen Kriterien gestaltet, was zielgenaues Wiederauffinden von Informationen teilweise ganz erheblich behindert und Zeit kostet.

 

LDMS unterstützt alle Aufgabenstellungen im Tagesgeschäft wie Registratur, Recherche, Dokumenten-, Aufgaben- und Terminmanagement, Ablage, Archivierung und ermöglicht darüber hinaus die Integration von Fachanwendungen. LDMS bietet eine integrierte Arbeitsumgebung aus virtuellem, elektronischem Schreibtisch mit Akten, Vorgängen und beliebigen Dokumentarten:

 

Eingangspost wird mit Hilfe eines Scanners digitalisiert und mit LDMS/p in das Zentralarchiv überführt. Die Dokumente werden entweder sofort mittels Barcode einem Sachbearbeiter zugeordnet oder in eine "Warteschlange" zur manuellen Zuordnung eingestellt. In LDMS/p steht das zugewiesene Dokument dann umgehend dem zuständigen Sachbearbeiter zur Verfügung. Für die Bedienung des Scan-Arbeitsplatzes ist kein spezielles Fachwissen erforderlich.

 

Die Dokumentverteilung hängt von der Zuordnung ab. Optional kann ein Dokument an mehrere Stellen parallel weiter geleitet werden. Dabei wird festgelegt, ob es sich um eigenständige Dokumente oder um Verknüpfungen mit einem Basis-Dokument handelt. Eingetroffene Dokumente erscheinen direkt im elektronischen Posteingangskorb des zuständigen Sachbearbeiters. Über die Vorgangsbearbeitung in LDMS/p Pro kann dieser ein Dokument an andere Mitarbeiter weiterleiten.

Selbst verfasste Dokumente stellt der Sachbearbeiter selbst in die Akten im Archiv - direkt aus der Anwendung (z. B. MS-WORD®, MS-EXCEL® usw.) - unter Angabe der notwendigen Indexmerkmale.

Die Suche nach einem Dokument geht sehr schnell: Ein Klick auf die Akte - Eingabe von Kunden-, Personal- oder Patientennummer - schon werden alle zugehörigen Dokumente in LDMS/p angezeigt.

Elektronische Akten mit LDMS können in allen Bereichen erstellt werden:

  • Vergütungsakte als Teilbereich der Personalakte
  • Arbeitgeberakte
  • Vertragsakte
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