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SI GmbH und HP digitalisieren Personalakten von Sanofi-Aventis
Mit der Einführung der elektronischen Personalakte hat die Sanofi-Aventis Deutschland GmbH, deutsche Landesgesellschaft des weltweit viertgrößten Pharmaunternehmens, ihre Personalaktenführung auf papierlose Bearbeitung umgestellt.
Hewlett Packard, langjähriger Business-Partner der Personalabteilung, u. a. bei der Entgeltabrechnung, stellte ergänzend dazu das Modul elektronische Personalakte zur Verfügung.
Die Sortierung und Digitalisierung der Bestandsakten übernahm die SI Software Innovation GmbH aus Neustadt an der Weinstraße. Die SI GmbH bietet die gesamte Palette der Scan-Dienstleistungen an, die das Kerngeschäft - Lösungen für die Bereiche Outputmanagement, Listdistributionsmanagement, Dokumentenmanagement, Archiv-Migration und Application Service Providing (ASP) und DMS-Outsourcing - ideal ergänzt.
„Die elektronische Personalakte ist ein weiteres Instrument innovativer Personalarbeit“, sagt Brigitte Fuchs, Human Resources Frankfurt, und Projektleiterin bei Sanofi-Aventis, zu der grundsätzlichen Projektentscheidung. Noch bis Januar 2007 erfolgte die Personalaktenführung mit Papierakten. Diese wurden in sechs verschiedenen Archiven an unterschiedlichen Standorten aufbewahrt, die Ablage erfolgte manuell. Bei 10.000 Mitarbeitern in Deutschland erforderte dies nicht nur die Vorhaltung entsprechenden Lagerraums, sondern brachte eine ganze Reihe weiterer Nachteile mit sich: „Die Akten waren nicht in unmittelbarer Nähe des Arbeitsplatzes, was für die Personalreferenten zusätzliche Wege zum Archiv und einen zeitaufwändigen Aktenzugriff bedeutete“, so Brigitte Fuchs. „Bei Akteneinsicht durch den Vorgesetzten mussten die Akten per Werkspost geschickt werden. Dadurch ergab sich eine zeitliche Verzögerung und die Akte war in diesem Zeitraum dem Referenten nicht mehr zugänglich.“ Weitere Probleme ergaben sich aus der uneinheitlichen Aktenstruktur und der allmählichen Verschlechterung der Lesbarkeit .
„Letztlich sollten durch die Einführung der digitalen Personalakte auch alle weiteren digitalen Prozesse und Workflows im Bereich HR ergänzt und unterstützt werden“, so Marco Mäuer, Projektleiter von Hewlett-Packard. Die Verwaltung der elektronischen Personalakten übernimmt das Dokumentenmanagement-System von HP.
Doch wie kam die gewaltige Zahl von papiernen Bestandsakten in das elektronische Archiv? Immerhin warteten knapp 10.000 Personalakten darauf, sortiert, aufbereitet und gescannt zu werden. HP setzte zur Bewältigung dieser wichtigen Aufgabe auf einen erfahrenen und kompetenten Partner im Bereich der Langzeitarchivierung und der elektronischen Personalakte. Die SI Software Innovation GmbH verfügt über langjährige Geschäftsbeziehungen zu HP Frankfurt und hat zugleich weit reichende Erfahrungen in der Strukturierung und Aufbereitung von Personalakten – ideale Voraussetzungen für die Umsetzung des Projektes.
Eine siebenstellige Zahl von Papierseiten wartete darauf, sortiert und gescannt zu werden – typische Personalakten mit allen möglichen Unterlagen. „Insgesamt waren es knapp 200 verschiedene Dokumentenarten. Es wurden daraus zunächst 13 Dokumentengruppen gebildet, auf die das Aktenmaterial aufgeteilt wurde“, schildert Marcus Boos, der Projektleiter von SI GmbH das weitere Vorgehen. Typische Kategorien waren zum Beispiel Bewerbungsunterlagen, Verträge, Altersversorgung, Entgelt, Zeugnisse und Sozialversicherung.
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