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Anfang April feierte die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See ein besonderes Ereignis:
der Bestand der im LDMS/z-Archiv verwalteten Minijob-Dokumente erreichte das beachtliche Volumen von 100 Millionen Dokumenten!
Diese stattliche Zahl nahm der Vertriebsleiter der SI Software Innovation GmbH, Klaus Müller, zum Anlass, dem Gesamtprojektleiter Minijobzentrale und jetzigen Leiter DV/ORG, Herrn Frank Karnitzki, eine Urkunde für eines der größten elektronischen Archive in Deutschland zu überreichen.
Klaus Müller, SI Vertriebsleiter (links) überreicht Frank Karnitzki, Leiter DV/ORG, die "100-Millionen-Dokumente-Urkunde"
Hintergründe und Facts
Seit vier Jahren werden die auf Papier eintreffenden Meldungen für geringfügig Beschäftigte, Beitragsnachweise und Zahlungen der Arbeitgeber über Hochleistungsscanner in der Minijob-Zentrale in Essen eingelesen und (ebenso wie die elektronisch per eForms eintreffenden Meldungen) nach Bochum ins LDMS auf den Host weitergeleitet.
Die Eingangspost landet gleichzeitig im elektronischen Posteingangskorb der rund 1.800 Sachbearbeiter, die an den Standorten Essen, Cottbus und Gelsenkirchen online an LDMS angeschlossen sind.
Über Schnittstellen ist LDMS an SAP – zum Beispiel für die Buchhaltung - und andere beteiligte Programme angebunden. Insgesamt 51 verschiedene Dokumentarten aus unterschiedlichen IT-Systemen werden ins Archiv übernommen, egal ob Office-Dateien, Telefonnotizen, via DFÜ einlaufende Dateien (z.B. von der DATEV) oder automatisch am Großrechner erzeugte Dokumente wie zum Beispiel Mahnungen.
Jeder berechtigte Sachbearbeiter findet alle einem Arbeitgeber zugeordneten Dokumente auf einen Klick. Alle Geschäftsprozesse rund um die Minijobs – Prüfen, Überwachen, Bearbeiten, Weiterleiten und Beraten – sind so schnell und sicher abzuwickeln. Die elektronische Arbeitgeberakte ermöglicht gleichzeitig die zentrale Bearbeitung der jährlich rd. 2,5 Mio. Telefonanrufe vom zentralen Service-Center in Cottbus mit 160 Mitarbeiter/innen. Heute betreuen ca. 1.800 Mitarbeiter/innen rund 1,8 Millionen Arbeitgeberkonten und 6,3 Millionen Minijobber.
Der gesamte Archivbestand von 2,5 TeraByte befindet sich auf Kassettensystemen. Für den schnellen Zugriff werden davon die aktuellsten Dokumente (derzeit 43 Millionen) stets zusätzlich in Online-Plattenarchiven zur Verfügung gestellt.
„Die elektronische Aktenführung hat sich in den vergangenen vier Jahren sehr bewährt. Sowohl Arbeitgeber als auch Minijobber profitieren von der stark verbesserten Service-Qualität und wir haben deutlich weniger Verwaltungsaufwand. Mit der revisionssicheren Archivierung können wir auf Papierakten und damit umfangreiche Lager verzichten – anders wäre die Informationsflut auch gar nicht zu bewältigen“, erklärt Dr. Erik Thomsen, Abteilungsleiter der Minijob-Zentrale.
Aufgrund der guten Erfahrungen hat die KBS bereits damit begonnen, das Archiv für weitere Fachabteilungen auszubauen: Die „Ältesten-Abrechnung“ ist bereits umgesetzt, die E-Mail-Archivierung aus Lotus Notes ist zurzeit in der Pilotphase, die Archivierung einer neuen SAP-Anwendung wird gerade realisiert und für den Personalbereich ist die elektronische Vergütungsakte vorgesehen.
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